Esistono diversi scenari tipici per l’utilizzo del kanban elettronico, in cui i sistemi kanban manuali raggiungono rapidamente i loro limiti.
Ecco alcuni esempi tipici in cui l’e-Kanban è inevitabile:
- Gestione di molti numeri di parte e schede Kanban
- Nessuna standardizzazione dei processi Kanban
- Schede Kanban perse
- Scarsa trasparenza degli ordini Kanban aperti, delle scorte, ecc.
- Impiego dei cicli Kanban nonostante le grandi distanze (ad es. fornitori esterni)
- Fluttuazione della domanda dei clienti e ordini singoli
- Nessuna informazione in tempo reale su eventuali carenze di magazzino
- Nessuna possibilità di analisi dei dati storici per il controllo e l’ottimizzazione dei parametri Kanban
Alla fine con un sistema Kanban manuale non esiste quasi nessun miglioramento continuo per ottenere il massimo risparmio possibile => non è un “sistema vivo”!
Electronic Kanban è un software di supporto ai tradizionali sistemi kanban manuali.
Nei sistemi Kanban manuali, l’informazione (il segnale) sulla domanda in una fase di consumo viene trasmessa tramite schede, contenitori o altri tipi. Questo segnale viene trasmesso manualmente dal cliente al fornitore.
Con il sistema e-Kanban IKS i segnali sono trasmessi principalmente per via elettronica. Ogni possibile stato del segnale (ad esempio, pieno, vuoto, in trasporto, ecc.) viene registrato e memorizzato. La trasmissione dei diversi stati avviene sia manualmente da parte di un utente che inserisce i dati tramite tastiera, sia automaticamente tramite lettore di codici a barre. In questo modo, ogni tipo di spreco di tempo indesiderato o di diversi tipi di rifiuti sarà eliminato in modo efficiente.
Un sistema Kanban elettronico raggiunge i seguenti obiettivi:
- Gestione dei dati Kanban
- Aumento della velocità di trasmissione delle informazioni
- Aumento della trasparenza
- Supporto dei processi Kanban esistenti
- Miglioramento continuo del sistema Kanban
La tabella seguente mostra un gran numero di vantaggi di un sistema Kanban elettronico rispetto a un sistema Kanban manuale:
| Manuel Kanban | Kanban elettronico |
| Gestione dei dati per lo più caotica, utilizzando Access, Excel o qualsiasi altro sistema che non sia stato progettato per Kanban. | Gestione dei dati in un sistema robusto, appositamente progettato per la gestione e i movimenti Kanban |
| Stampa frequentemente complicata di schede Kanban | Stampa semplice e veloce di diversi tipi di schede Kanban |
| Gestione molto difficile o impossibile di un numero elevato di loop e schede Kanban | Gestione semplice e facile di migliaia di loop e schede Kanban |
| L’invio di segnali Kanban a grandi distanze provoca perdite di tempo, complicazioni e guasti. | Invio automatico di informazioni aggiornate in tutto il mondo ed evitamento di attività a non valore aggiunto |
| Tutti i fax e le e-mail devono essere inviati a mano | Invio automatico di fax ed e-mail in background |
| Nessun supporto per i processi Kanban necessari e ripetuti, ad esempio stampa automatica delle tessere, smarrimento delle tessere, … | Supporto automatico dei processi necessari e ripetitivi |
| Bassa trasparenza dell’inventario corrente e degli ordini Kanban | Piena trasparenza dell’inventario attuale e reale e degli ordini Kanban |
| Nessuna informazione “in tempo reale” sugli ordini Kanban aperti | “Informazioni in tempo reale sugli ordini aperti e sulle scorte disponibili, ad esempio attraverso il Kanban Board elettronico. |
| Nessuna assegnazione di priorità per gli ordini Kanban | Assegnazione automatica della priorità per gli ordini Kanban, cosa c’è in cantiere… |
| Nessun allarme in situazioni critiche | segnali di allarme automatici e visivi in caso di situazioni critiche di inventario e consegne in ritardo |
| Nessuna tracciabilità dei movimenti storici di magazzino | Disponibilità di una visibilità completa sui movimenti storici delle scorte per supportare le riduzioni e l’ottimizzazione delle scorte stesse |
| Nessun monitoraggio delle prestazioni di consegna effettive | Disponibilità online delle prestazioni di consegna attuali e storiche con diversi strumenti aggiuntivi per l’analisi dei potenziali problemi e delle aree di miglioramento |
| Gestione molto difficile delle richieste stagionali e variabili | Calcolo automatico dei Kanban necessari, in base alle richieste future e agli ordini dei clienti |
| Gestione molto difficile dei prodotti in esaurimento o in avviamento | Il dimensionamento dei loop Kanban può essere regolato automaticamente |
| Trasferimento manuale dei dati al sistema host e assenza di reportistica | Connessione a un sistema host, trasferimento automatico dei dati e accesso semplice a report standard |