Existen varios escenarios típicos para el uso del Kanban electrónico, en los que los sistemas Kanban manuales alcanzan rápidamente sus límites.
He aquí algunos ejemplos típicos en los que e-Kanban es inevitable:
- Gestión de numerosos números de pieza y tarjetas Kanban
- No hay estandarización de los procesos Kanban
- Pérdida de tarjetas Kanban
- Poca transparencia de las órdenes Kanban abiertas, existencias, etc.
- Empleo de bucles Kanban a pesar de las grandes distancias (por ejemplo, proveedores externos)
- Fluctuación de la demanda de los clientes y pedidos únicos
- No hay información en tiempo real sobre posibles faltas de existencias
- Sin posibilidades de análisis de datos históricos para el control y la optimización de los parámetros Kanban.
Al final, con un sistema Kanban manual casi no existe la mejora continua para conseguir el máximo ahorro posible => ¡no es un «sistema vivo»!
Electronic Kanban es un software de apoyo a los sistemas Kanban manuales tradicionales.
En los sistemas Kanban manuales, la información (la señal) sobre la demanda en una fase de consumo se transmite mediante tarjetas, contenedores u otros tipos. Esta señal se transmite manualmente del cliente al proveedor.
Con el sistema e-Kanban IKS, las señales se transmiten principalmente de forma electrónica. Cada estado posible de la señal (por ejemplo, lleno, vacío, en transporte, etc.) se registra y almacena. La transmisión de los diferentes estados se realiza manualmente por un usuario que introduce los datos mediante el teclado o automáticamente mediante un lector de códigos de barras. De este modo, se eliminarán eficazmente todos los esfuerzos de tiempo no deseados o varios tipos de residuos.
Un sistema Kanban electrónico alcanza los siguientes objetivos:
- Gestión de datos Kanban
- Aumento de la velocidad de transmisión de la información
- Aumento de la transparencia
- Apoyo a los procesos Kanban existentes
- Mejora continua del sistema Kanban
La siguiente tabla muestra un gran número de ventajas de un sistema Kanban electrónico en comparación con un sistema Kanban manual:
| Kanban Manuel | Kanban electrónico |
| Gestión de datos mayoritariamente caótica utilizando Access, Excel o cualquier otro sistema, que no está construido para Kanban | Gestión de datos en un sistema robusto, especialmente diseñado para el manejo y movimientos Kanban |
| Impresión frecuente y complicada de tarjetas Kanban | Impresión sencilla y rápida de diferentes tipos de tarjetas Kanban |
| Manipulación muy difícil o imposible de un gran número de bucles y tarjetas Kanban | Manejo sencillo y fácil de miles de bucles y tarjetas Kanban |
| El envío de señales Kanban a grandes distancias provoca pérdidas de tiempo, complicaciones y fallos | Envío automático de información actualizada a todo el mundo y evitación de actividades sin valor añadido |
| Todos los faxes y correos electrónicos deben enviarse a mano | Envío automático de faxes y correos electrónicos en segundo plano |
| Sin soporte de procesos Kanban necesarios y repetitivos, por ejemplo, impresión automática de tarjetas, tarjetas perdidas,… | Soporte automático de procesos necesarios y repetitivos |
| Poca transparencia del inventario actual y de los pedidos Kanban | Total transparencia del inventario actual y real y de los pedidos Kanban |
| No hay información «en tiempo real» sobre los pedidos Kanban abiertos | Información «en tiempo real» sobre los pedidos abiertos y el inventario de disponibilidad, por ejemplo, a través del tablero Kanban electrónico. |
| No se asigna prioridad a las órdenes Kanban | Asignación automática de prioridad a las órdenes Kanban, qué es lo siguiente… |
| Sin alarma en situaciones críticas | señales de alarma automáticas y visuales en situaciones críticas de inventario y entregas tardías |
| Sin seguimiento de los movimientos históricos de inventario | Visibilidad completa de los movimientos históricos de inventario disponible para apoyar la reducción y optimización del inventario |
| Sin seguimiento del rendimiento real de las entregas | Disponibilidad en línea de los resultados de entrega actuales e históricos con varias herramientas adicionales para analizar los posibles problemas y las áreas de mejora. |
| Gestión muy difícil de demandas estacionales y variables | Cálculo automático de los Kanbans necesarios, en función de las demandas futuras y los pedidos de los clientes |
| Manipulación muy difícil de los productos que se agotan o se ponen en marcha | El dimensionamiento de los bucles Kanban puede ajustarse automáticamente |
| Transferencia manual de datos al sistema host y ausencia de informes | Conexión a un sistema host, transferencia automática de datos y acceso sencillo a informes estándar |